Acho bem que haja algum controlo. Acho que a melhor forma é esse controlo ser pessoal: os novatos jogam sempre com alguém já da nossa confiança. Nada de cauções ou BIs. A porta fica também sempre controlada, por um grupo de hard-core gamers que se vão sentar o mais perto da saída possível.
Penso que não devemos dar a primeira impressão que somos paranóicos ou extremamente organizados. (Paranóicos poderemos ser, agora organizados... ha!) Por outro lado, qualquer visitante deverá entender que aquilo não é uma biblioteca: os jogos pertencem a pessoas que investiram centenas de euros no hobby, e que por generosidade vêm partilhar essa pequena fortuna (ao todo teremos facilmente 3 mil euros em jogos na sala!) com pessoas desconhecidas. Os visitantes compreenderão igualmente que se espera deles uma resposta à altura: educação com o pessoal, e cuidado com o material.
Portanto, na minha opinião, os visitantes nunca jogam sozinhos; só jogam, se houver alguém para jogar com eles. O que implica que sempre deverá haver veteranos dispostos ou a ficarem sem jogar à espera dos maçaricos, ou a interromperem o seu jogo para começar um jogo com os visitantes. Tipo morte súbita - o vencedor é quem tiver mais pontos de vitória no momento em que um newbie entrar pela porta. Já estou a imaginar as frases: "Bem-vinda! É pá, se tivesses levado mais um minuto a chegar eu tinha ganho o jogo!..."
Os novatos precisam de alguém que os introduza ao vício. Eu vou disposto a jogar qualquer jogo - pelo bem do hobby e dos iniciados... pessoalmente queria aproveitar para jogar os super-jogos em que há tanto tempo não toco... como Tigris, Mare Nostrum, Friedrich, Shadows Over Camelot... mas a bem dos novatos deixo isso de lado.
Vai funcionar bem se formos flexíveis... uma forma de ser flexível é começarmos com jogos rápidos, e para newbies. De preferência jogos com duração de 20-30 minutos, porque na primeira hora ou duas devem chegar a maioria dos novatos. P. ex. se eu chegar +- às 9h30 e começar um Carcassonne com 3 jogadores, às 10h15 estou despachado. Por essa altura vão chegar alguns newbies, com os quais terei o prazer de jogar. (Isso além do apelo visual do Carcassonne - o conceito de ires criando a superfície de jogo à medida que vais jogando é algo de fantástico para quem se inicia no hobby.)
Alguns jogos <30 minutos: Halli Galli, Carcassonne, Polarity, Coloretto.
Outra forma de ser flexível: não nos importarmos de jogar seja o que for, quatro vezes se necessário. Uma das melhores formas de aprender um jogo é ver outros jogar. Imaginem que chegam dois marmelos e assistem ao final de um Bohnanza; facilmente apanham o jogo ao verem 4-5 outros tipos a jogar. Nós terminamos e eles dizem, "é pá, buédagiro, gostava de jogar!" Cai mal nós dizermos, "pois, mas nós já jogámos este... que achas de aprenderes Shadows Over Camelot para jogares connosco?"